Personvernerklæring for forretningskontakter

1. Innledning

1.1 Denne personvernerklæringen («erklæringen») beskriver hvordan QleanAir Scandinavia AB, org. nr. 556303-9162, på adressen Box 1178, 171 23 Solna, Sverige, («vi», «oss» eller «vår»), behandler personopplysninger om våre forretningskontakter.

Vi beskytter din personlige integritet. Derfor er det viktig for oss å beskytte personopplysningene dine og sørge for at vi behandler personopplysningene dine på en korrekt og lovlig måte. Denne erklæringen skal hjelpe deg å forstå hvilke typer personopplysninger vi samler inn, hvordan de brukes, og hvilke rettigheter du har som registrert person. Nettsidene våre inneholder lenker til andre nettsider og sosiale medier/nettverksfunksjoner. Når du går inn på nettsiden til en tredjepart via slike lenker eller funksjoner, er det personvernerklæringen for den nettsiden som gjelder, og ikke denne erklæringen.

Av og til må vi foreta oppdateringer eller endringer i denne erklæringen. Hvis vi gjør dette i vesentlig grad, vil vi informere deg på en passende måte. Du kan alltid finne den siste versjonen av denne erklæringen på nettsidene våre.

Vi ber deg lese denne erklæringen nøye og gjøre deg kjent med innholdet. Hvis du har spørsmål, vennligst kontakt oss på adressene ovenfor eller på gdpr@qleanair.com.

2. Hvordan vi samler inn personopplysningene dine

Vi samler inn personopplysningene dine når du melder deg på nyhetsbrev eller på annen måte gir oss personopplysningene dine. Det gjelder også hvis vi er i kontakt med deg personlig, eller hvis vi mottar personopplysningene dine fra tredjeparter, som selskapet du representerer, eller våre partnere.

3. Hvordan vi behandler personopplysningene dine

I denne delen beskriver vi hvordan vi behandler personopplysningene dine, hvilket rettslig grunnlag vi har til behandlingen, og hvor lenge vi oppbevarer opplysningene.

3.1 Å skape, vedlikeholde og utvikle potensielle forretningsforhold

Vi behandler personopplysninger for å skape og deretter opprettholde og utvikle forretningsrelasjoner med potensielle kunder, partnere og andre forretningskontakter (herunder for eksempel konsulenter, potensielle investorer, forsknings- og utviklingskontakter og leverandører).

Hvis du er eller representerer en potensiell kunde, partner eller annen forretningskontakt og vi kommer i kontakt med deg personlig (f.eks. på konferansesentre, messer, andre personlige møter eller annet), via e-post eller andre kommunikasjonsmidler eller gjennom tredjeparter, kan vi behandle personopplysningene dine som følger.

3.2 Å opprettholde og utvikle eksisterende forretningsforbindelser

Vi behandler personopplysninger for å opprettholde og utvikle forretningsrelasjoner med eksisterende kunder, partnere og andre forretningskontakter (herunder for eksempel konsulenter, potensielle investorer, forsknings- og utviklingskontakter og leverandører).

Hvis du er eller representerer en kunde, partner eller annen forretningskontakt hos oss, behandler vi personopplysningene dine som følger.

3.3 For å evaluere, utvikle og forbedre nettsidene våre

Hvis du besøker vår globale nettside eller de nasjonale nettsidene, samler vi inn og behandler informasjon generert på bakgrunn av besøket ditt for å analysere og produsere statistisk informasjon om nettrafikken vår for å evaluere, utvikle og forbedre nettsidene våre og den nettbaserte kommunikasjonen samt virksomheten vår.

3.4 For å overholde juridiske forpliktelser eller utøve rettslige krav

Vi kan behandle personopplysningene dine for å overholde juridiske forpliktelser fastsatt i lov eller andre juridiske vedtekter, eller som bestemt av en domstol eller andre myndigheter, for å overholde juridiske forpliktelser som vi er underlagt. Disse kravene kan for eksempel være knyttet til spørsmål som bokføring, skatteforvaltning eller hvitvaskingslovgivning.

Vi kan også behandle personopplysningene dine hvis behandlingen er nødvendig for å etablere, utøve eller forsvare våre rettskrav.

3.5 For å sende deg nyhetsbrev og andre markedsføringsmeldinger

Vi behandler navnet ditt og e-postadressen for å sende deg nyhetsbrev og digital markedsføring hvis du har meldt deg på slik kommunikasjon på nettstedet vårt. Vi kan også sende deg nyhetsbrev når vi mottar e-postadressen din fra tredjeparter, som beskrevet i avsnitt 2 ovenfor. Du kan når som helst velge bort (avregistrere) deg fra ytterligere meldinger ved å bruke avmeldingslenken i hver melding.

Vår behandling av personopplysninger med det formål å sende deg nyhetsbrev og digital markedsføring er basert på det uttrykkelige samtykket du gir når du melder deg på nyhetsbrevet og markedsføringsmeldingene våre.

Vi oppbevarer personopplysningene dine for dette formålet så lenge du abonnerer på nyhetsbrevene våre.

Hvis du fravelger (avregistrer deg) ytterligere meldinger fra oss, vil vi slette personopplysningene dine, med mindre de er nødvendige for andre formål som dekkes av denne erklæringen (vær oppmerksom på at vi vil fortsette å behandle e-postadressen din for å merke den som blokkert fra ytterligere meldinger fra oss).

3.6 Analyse & sporing på nettsted

Vi bruker et sporingssystem fra en tredjepart for å forstå hvordan besøkende samhandler med nettstedet vårt, og til å forbedre kommunikasjonen med kunder og andre forretningskontakter samt virksomheten vår.

Slik sporer vi besøkende på nettstedet

Hvis du klikker på en lenke i en e-post vi sender, kan vi identifisere besøket ditt på nettstedet vårt og knytte det til kontaktprofilen du allerede har i systemet vårt.

Hvis du besøker nettstedet vårt anonymt, kan vi lagre besøkshistorikk (for eksempel viste sider, UTM-parametere og henvisningsopplysninger) midlertidig i nettleserens lokale lager. Disse opplysningene forblir anonyme med mindre du senere sender inn et skjema. Når du sender inn et skjema, kan din tidligere besøkshistorikk knyttes til innsendingen din for å hjelpe oss med å forbedre vår service og kommunikasjon.

Hvilke data lagrer vi?

Vi bruker ikke informasjonskapsler til denne sporingen. I stedet bruker vi lokal lagring, som lagrer opplysningene på enheten din uten å overføre dem til eksterne servere, med mindre du samhandler med nettstedet vårt. Lagrede data kan omfatte besøkshistorikk, henvisningsopplysninger og e-postidentifikatorer (hvis det er relevant).

Dine personvernvalg

Vår behandling av personopplysninger med tanke på sporing og analyse av nettstedet er basert på ditt uttrykkelige samtykke og starter først når du har godtatt vårt banner for sporingssamtykke. Du kan når som helst slette sporingsdataene dine ved å fjerne lokale lagringsdata fra nettleserinnstillingene dine. Hvis du ønsker å reservere deg mot e-postsporing, kan du melde deg av e-postene våre eller justere preferansene dine via lenken i bunnteksten i e-postene våre.

4. Hvordan vi deler personopplysningene dine

Personopplysningene vi samler inn, deler vi med følgende typer tredjeparter:

1. Overføring innad i konsernet: All informasjon vi har om deg, kan overføres eller vises innenfor konsernet vårt. Dette er for å oppfylle vår legitime interesse i å drive og forbedre virksomheten vår på en effektiv måte. Hvis vi deler personopplysningene dine i konsernet, vil vi sørge for at opplysningene dine fortsatt behandles i samsvar med vilkår tilsvarende dem som er angitt i denne erklæringen.
2. Leverandører og andre forretningspartnere: Vi kan bruke tredjeparter til å administrere enkelte aspekter av forretningsaktivitetene våre, herunder behandling eller håndtering av personopplysninger. Vi kan dele personopplysningene dine med disse tredjepartene når det er strengt nødvendig med henblikk på salg, produksjon, logistikk, installasjon, vedlikehold, regnskap, finansielle tjenester, IT-systemer og andre administrative funksjoner, for eksempel markedsføring og kommunikasjonstjenester. Når vi bruker slike tjenesteleverandører eller samarbeider med andre tredjeparter, inngår vi vanligvis databehandleravtaler eller gjør andre relevante foranstaltninger for å sikre at personopplysningene dine behandles i samsvar med denne erklæringen.
3. Myndigheter: Vi kan dele personopplysningene dine med offentlige myndigheter som politiet eller skattemyndighetene når det kreves av gjeldende lov eller forskrift eller for å utøve eller forsvare rettskrav under en rettslig prosess.
4. Salg eller overføring av virksomhet eller eiendeler: All informasjon vi har om deg, kan overføres eller utleveres til en kjøper eller potensiell kjøper i tilfelle et salg, oppdrag eller annen overføring av hele eller deler av virksomheten vår eller eiendelene våre. Skulle en slik overføring skje, vil vi gjøre en rimelig innsats for å sikre at mottakeren bruker informasjonen din på en måte som er i samsvar med denne erklæringen.

5. Hvor vi behandler personopplysningene dine

Vi er et globalt konsern og kan derfor behandle personopplysningene dine i et land utenfor EU/EØS. Videre kan vi overføre personopplysninger som navn og kontaktinformasjon til leverandører og andre forretningspartnere som ligger i eller har forretningsvirksomhet i et land utenfor EU eller EØS, eller har underleverandører som er det. I tilfelle av slik behandling og overføring vil det skje i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, for eksempel ved å sikre at landet der mottakeren befinner seg, sørger for et tilstrekkelig nivå av personvern i henhold til EU-kommisjonen, eller ved bruk av EUs standardklausuler utarbeidet av EU-kommisjonen, for å sikre passende tiltak for å ivareta dine rettigheter og friheter.

Her finner du en liste over de landene som EU-kommisjonen har besluttet gir et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for personopplysninger: Tilstrekkelig beskyttelsesnivå for personopplysninger for land utenfor EU.

Du finner Europakommisjonens standard kontraktsbestemmelser her: Standard kontraktsbestemmelser (SCC) – Europakommisjonen.

6. Sikkerhetstiltak

Vi har innført en rekke sikkerhetstiltak for å sikre at vi oppbevarer personopplysninger på en trygg måte. Det er for eksempel bare våre ansatte og tjenesteleverandører som trenger det til arbeidsoppgavene sine, som har tilgang til områder der personopplysninger oppbevares. De er informert om hvor viktig det er å opprettholde sikkerheten og konfidensialiteten til personopplysningene vi oppbevarer. Vi håndhever passende sikkerhetstiltak og sikkerhetsstandarder for å beskytte personopplysningene dine mot uautorisert tilgang, deling eller misbruk. Vi overvåker også systemene våre for å oppdage sårbarheter, slik at vi kan beskytte personopplysningene dine.

7. Dine rettigheter

7.1 Innledning

I denne delen beskriver vi rettighetene du har som registrert i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Du er velkommen til å sende oss en e-post på gdpr@qleanair.com for å utøve rettighetene dine eller for å komme med spørsmål eller kommentarer til vår behandling av personopplysningene dine eller denne erklæringen. Vi vil svare innen rimelig tid etter at vi har verifisert identiteten din.

7.2 Rett til innsyn og retting

Du har rett til informasjon om hvilke av personopplysningene dine vi behandler, og til å få tilgang til disse personopplysningene. Du har også rett til å redigere personopplysningene vi behandler om deg, dersom de er uriktige eller ufullstendige med tanke på formålet personopplysningene dine behandles for.

7.3 Rett til sletting

Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysningene dine uten unødig forsinkelse under følgende omstendigheter:

1. Personopplysningene er ikke lenger nødvendige for de formålene de ble samlet inn for eller på annen måte behandlet for;
2. du trekker tilbake samtykket som behandlingen er basert på (hvis aktuelt), og det ikke er noen annen juridisk grunn til behandlingen;
3. du protesterer mot vår behandling av personopplysningene og vi ikke har noen overordnede legitime grunner for behandlingen;
4. de behandlede personopplysningene behandles ulovlig;
5. de behandlede personopplysningene må slettes for at vi skal kunne overholde én eller flere juridiske forpliktelser.

Vi kan avslå forespørselen din hvis vi er forhindret i å slette personopplysningene dine av krav fastsatt i gjeldende lover og forskrifter (f.eks. i henhold til regnskaps- og skattelovgivning), eller hvis det er nødvendig for å etablere, utøve eller forsvare rettskrav. Hvis vi er forhindret i å oppfylle forespørselen din om å slette personopplysningene dine, vil vi i stedet begrense vår fortsatte behandling av personopplysningene dine i den grad det er mulig for oss.

7.4 Rett til begrensning

Du har rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av personopplysningene dine under følgende omstendigheter:

1. Du bestrider nøyaktigheten av personopplysningene i løpet av en periode som gjør det mulig for oss å verifisere nøyaktigheten til slike data;
2. behandlingen er ulovlig og du motsetter deg sletting av personopplysningene og ber om begrensning i stedet;
3. personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålet med behandlingen, men du trenger dem for å etablere, utøve eller forsvare rettskrav;
4. du har protestert mot behandlingen av personopplysningene i påvente av å få vite hvorvidt våre legitime grunner for vår behandling overstyrer dine interesser, rettigheter og friheter.

Hvis personopplysningene dine har blitt begrenset i henhold til denne paragrafen, kan de, med unntak av oppbevaring, kun behandles for å etablere, utøve eller forsvare rettskrav, eller for å beskytte rettighetene til en tredjepart eller fordi det er av offentlighetens interesse i henhold til lovgivningen i EU eller i EUs medlemsland.

7.5 Rett til å protestere

Du har generell rett til å protestere mot vår behandling av personopplysningene dine når det er basert på vår legitime interesse. Hvis du protesterer og vi mener at vi fortsatt kan behandle personopplysningene dine, må vi vise til overbevisende legitime grunner til behandlingen som overstyrer dine interesser, rettigheter og friheter, eller til etablering, utøvelse eller forsvaring av juridiske krav.

7.6 Rett til dataportabilitet

Hvis personopplysningene dine er gitt av deg og vår behandling av personopplysningene dine er basert på ditt samtykke eller på utførelse av en kontrakt med deg, har du rett til å motta personopplysningene i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbar format, forutsatt at de etterspurte personopplysningene gjelder deg selv og vår behandling av personopplysningene dine utføres på automatiserte måter (personopplysninger som vi kun behandler manuelt er dermed ikke omfattet av denne retten). I slike tilfeller har du også rett til å overføre personopplysningene dine til en annen part uten hindring fra vår side. Der det er teknisk mulig, har du også rett til å få personopplysningene dine overført direkte fra oss til en annen behandlingsansvarlig.

7.7 Rett til å trekke tilbake samtykke

Personopplysningene dine vil ikke bli behandlet for formål knyttet til direkte markedsføring hvis du motsetter deg slik behandling. Vær oppmerksom på at lovligheten av enhver behandling basert på ditt samtykke før tilbaketrekkingen ikke påvirkes av tilbaketrekningen.

7.8 Rett til å klage

Du kan når som helst sende inn en klage til tilsynsmyndigheten dersom du mener at vår behandling er utført i strid med gjeldende personvernlovgivning. Vær oppmerksom på at du også alltid er velkommen til å kontakte oss i slike tilfeller.

8. Bruk av informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler på nettsidene våre for å forbedre opplevelsen av nettstedet og for å forbedre nettsidene og tjenestene våre. Du har mulighet til å endre innstillingene i nettleseren din når det gjelder bruk av informasjonskapsler. Du har for eksempel mulighet til å endre innstillingene dine for å blokkere alle informasjonskapsler eller slette dem når du lukker nettleseren. Du finner mer informasjon om hvordan vi bruker informasjonskapsler i våre retningslinjer for informasjonskapsler.